9 Dicas para fazer uma boa gestão de compras
Realizar uma boa gestão de compras começa por refinamentos ao processo que sua empresa já tem. Como cada organização se encontra em etapas diferentes de sofisticação desse processo, listamos a seguir algumas dicas gerais que se aplicam à maioria das empresas.
1. Mapeie seu processo de compras
Mapear processos é uma maneira praticamente garantida de torná-los mais eficientes. Processos mapeados são mais claros, funcionam melhor e resistem melhor a mudanças de estratégia. Também agilizam o onboarding de novos colaboradores caso alguém do time de compras saia e a vaga precise ser preenchida. Se a sua empresa não tem um processo de compras mapeado, vale a pena implementar essa iniciativa.
2. Desenvolva uma estratégia de compras
Uma das vantagens dessa gestão é que ela permite ao setor de compras ter uma atuação mais estratégica. Por isso, se você tiver como meta implementar uma estratégia de compras, vale a pena pensar em otimizar todo o seu gerenciamento com essa estratégia em mente.
3. Construa um plano de gestão
Quais são os objetivos da empresa? Como o setor de compras se encaixa neles? Responder a essas perguntas pode ajudar a tornar sua gestão de compras mais consistente. Converse com as lideranças da empresa e entenda como é possível transformar o time de compras num parceiro estratégico para as metas maiores da organização.
4. Monitore as vendas e o estoque
Gestão de compras e estoque estão intimamente ligadas. Uma empresa que não consegue monitorar seu estoque e suas vendas tem muito trabalho a fazer. Mas é possível superar rapidamente essa dificuldade padronizando a execução de seus processos. Assim, você pode garantir que todos os itens usados ou vendidos são subtraídos do estoque.
5. Tenha fornecedores confiáveis e estratégicos
Na hora de fazer a gestão de fornecedores, lembre-se: seu relacionamento com fornecedores é um ativo importante! Fornecedores confiáveis e de longa data diminuem riscos, facilitam a comunicação e podem atuar como parceiros estratégicos da sua empresa. Vale a pena investir na construção dessas relações.
6. Diversifique seus fornecedores
Por outro lado, depender de um único fornecedor pode ser perigoso: o que fazer quando ele não estiver disponível? A diversificação diminui ainda os riscos, pois garante que você sempre terá opções e que sua cadeia de suprimentos não ficará ameaçada. Na sua gestão de compras, atente-se para casos em que a ausência de um único fornecedor pode por tudo a perder.
7. Automatize processos
A automação de fluxos de trabalho é uma das maneiras mais simples de economizar tempo. E hoje, a implementação desse recurso não depende mais de um apoio constante do time de TI, já que sistemas low-code permitem que mesmo pessoas sem conhecimento de programação usem automações.
Na gestão de compras, é possível automatizar, por exemplo, a geração e o envio de ordens de compra com base nos dados dos pedidos aprovados. Automações também permitem atualizar estoques e inventários quando o recebimento do produto é confirmado sem gastar mais tempo da equipe.
8. Meça a eficiência do processo periodicamente
Acompanhar os indicadores de desempenho do seu processo deve ser uma parte vital da sua gestão de compras. Afinal, sem esse acompanhamento, não é possível saber se ele está atingindo os resultados esperados. Garanta a medição periódica de dados importantes do seu processo de compras, como savings, SLA, volume de requisições de compra e mais.
9. Invista em um bom software de gestão de compras
Ter um software confiável no qual basear seu processo facilitará demais a sua gestão de compras. Procure por programas de gestão de processos de negócios (BPM) que permitam acompanhar métricas de desempenho de maneira simples, com relatórios e painéis customizáveis. Prefira também soluções que facilitem a criação de fluxos de trabalho, que sejam simples de customizar, e que não dependam de intervenções constantes do time de TI.